働き方改革

スタッフ働き方変革活動

全ての社員がイキイキと活躍できる職場環境を目指して

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一億総活躍社会を目指し、政府が推進する「働き方改革」。多様な働き方を可能にし、社会に新しい活力を生むこの施策に、神戸製鋼グループは「スタッフ働き方変革活動」として取り組んでいます。この活動の目的や、日常業務を改革するKOBELCO流の仕事術など、社員の目線で取り組む神戸製鋼グループ独自の働き方改革をご紹介します。

一人ひとりに新たな活力を生む、これからの職場環境を目指して。

神戸製鋼グループでは、優秀な人材の確保・定着のために、年休取得の向上や仕事と家庭の両立など就労環境の整備を進めてきました。2016年度からは、業務の効率化による時間創出、社員一人ひとりの時間の使い方の筋肉質化を目指し、「スタッフ働き方変革活動」(以下、働き方変革活動)を本格的にスタートさせています。

働き方変革活動は、「ワークスタイル変革」「就業ルール変革」「業務変革」の3本柱で構成されます。その最大の目的は、社員一人ひとりの仕事と個人生活が充実することです。働き方変革活動により、生産性の向上や残業費などのコストダウン、優れた人材の確保など、経営的に大きなメリットが期待できるでしょう。しかし、それは社員が働きやすい職場環境づくりの結果です。神戸製鋼グループにとって、最大の財産は「人」です。一人ひとりの仕事とくらしを共に充実させることが、いい仕事の源泉となり、経営的にも価値を生むのです。

定例会議の総時間を、1年間で約3割削減しました。

定例会議(年間)の削減

これまで当たり前と思っていた業務の習慣を見直してみると、いかに無駄な時間を費やしていたかがよくわかります。時間だけを使って結論が見えない定例会議や、業務時間の2~3割を占めるメールの読み・書きなど、働き方変革活動ではKOBELCO流のルールを設け、無駄な時間を徹底的に棚卸しします。その結果、2016年度の定例会議の総時間は、2015年度の57.1万時間から40.7万時間へと、16.4万時間の削減に成功しました。2017年以降も引き続き取り組みを行い、さらに3.0万時間削減しました。

多様な社員がやりがいを持って働ける、知恵の時代が始まります。

高度成長期やバブルの時代、大量生産や大量消費、それらを支える長時間の残業が日本の経済大国化を実現しました。現在は、あの時代とは異なり、企画や発想、ソリューション能力が重要視されます。新しい価値を生み出す知恵を創造するためにも、一人ひとりにゆとりの時間が必要なのです。

働き方変革活動は、神戸製鋼グループがモノづくりからコトづくりへ進化するために、多様な社員にやりがいを持って働いてもらう原動力になると考えています。そのためには、ある程度の例外も必要です。あまり型にはまったルールではなく、業務の事情に応じてしなやかに対応できる環境を整備することが、成功につながるのではないでしょうか。

スタッフ働き方変革活動の全体像

スタッフ働き方変革活動の全体像

第1STAGE(16年度~17年度)/第2STAGE(18年度~20年度)

スタッフ働き方変革 Before After

神戸製鋼グループの「働き方変革活動」では、業務の無駄をなくし時間を創出するKOBELCO流の会議やメール術、原則19時迄の就業とする就業ルール変革などを推進しています。
時間を創出するKOBELCO流スキルとはどのようなものか?活動によりどのような成果が上がったのか?
「働き方変革活動」のBefore Afterをご紹介します。

KOBELCO流会議

働き方変革ポスター

「とりあえず会議」をなくし、会議時間は基本50分、最大80分に。

これまでの会議には、目的がはっきりせず、時間割やゴールが曖昧なまま長時間かける「とりあえず会議」がありました。「働き方変革活動」では、新しい会議のルールとして、これまでの会議の問題点を整理した「5つのファウル」、より良い会議にするための「5つのトライ」を設定。会議時間は基本50分で最大でも80分、会議中に議事録を付けるなどの改革が功を奏し、会議時間の大幅な削減を実現しました。

KOBELCO流メール

要点をすばやく的確に伝える、メールのルールとテクニック。

現代の仕事になくてはならないツールとなったメール。しかし、メールを読む・書く・探す手間はばかにならず、業務時間の2~3割がメール関連に費やされていました。「働き方変革活動」では、これまでのメール業務を分析し、速く、正確に、有効にメールを使いこなすための10ヶ条のルールを抽出。KOBELCO流メール術として浸透を図っています。

Before
メールを読む・書く・探す時間に、業務時間の2~3割が費やされていました。

思いついたままに文面を作るため、要点が伝わりにくく、返信が必要か否かもはっきりしませんでした。

××さんからのメールの通り、5日の会議の資料に必要なデータが揃うのが来週になりそうですが、どうしましょうか?またもう1件のデータを添付をします。グラフの体裁や表の内容などに違和感がないでしょうか。折れ線よりも棒グラフもよいかもしれないと考えたのですが、いったん折れ線グラフにしています。
また、先日の件も今度相談させてください。ご確認よろしくお願いします。

before_aftter

After
10ヶ条のルールで、メールは時間を生み出すツールになる。

「ぱっと見で内容・趣旨や返信の必要性・納期がわかる件名を」「冒頭に結論・要旨」など10ヶ条のメールルールを制定。もし2割の効率化ができれば、年間100時間もの時間を捻出できる試算となりました。

○○さん

さて、5日の会議の資料作成にあたり、下記2点質問です。10月6日までに回答をお願いいたします。

①資料の納期はいつですか?
・必要なデータの1つが来週提出でよいかと確認ありました。
・納期が今週中のようでしたら急いで作成してもらいます。
②もう1件のデータの内容(添付)のグラフは、折れ線グラフで違和感はないですか?
・棒グラフだと少し見づらいので、折れ線にしました。

以上、よろしくお願いします。

就業ルールの変革

原則19時迄の就業を、2016年度より実施。

原則19時迄の就業とし、業務上の理由で19時以降も就業せざるを得ない場合は事前に就業管理者に「時間外申請書」を提出し、了解を得た上で勤務する就業ルール変革を、2016年度より実施しています。

Before
忙しいのだから、残業や休日出勤は当たり前。

これまで、残業を正当化する意識がありました。しかし、本当に残業しなければ仕事が追いつかなかったのでしょうか?

before_aftter

After
仕事の段取りの効率化や上司とのコミュニケーションで、19時までにテキパキ仕事。

原則19時迄の就業にした結果、これまで時間がかかっていた業務を効率化し、上司や同僚とのコミュニケーションも良くなりました。作業の段取りや工夫により、残業しなくても済む仕事が多かったのです。更なる定着に向けて引き続き取り組みを継続していきます。

19時以降の在社率(全社)

19時以降の在社率(全社)

専用サイトの開設

イントラネットで、働き方変革活動を浸透させています。

イントラネットで、働き方変革活動を浸透させています。

イントラネットに「働き方変革サイト」を開設。KOBELCO流会議ガイドや会議の実態に関するアンケート結果に加え、効率的な活動のヒントとして時間管理術や発想術などの資料を掲載しています。また、各部署の活動担当推進者向けのセミナーも実施しています。

コンサルタント導入

3つの「力」で、個人と組織のより高い付加価値を創造します。

3つの「力」で、個人と組織のより高い付加価値を創造します。

働き方変革活動の実践にあたり、さまざまな企業や自治体に実績のある専門のワークスタイルコンサルタントを招へいしています。「働き方変革活動」が成果を上げ、定着するために以下の3 つの「力」を重視し、各職場での活動を推進しています。

  • 1.

    政治力
    トップの強いコミットのもと、組織・職制を通じて取り組みを推進する

  • 2.

    論理力
    精神論ではなく、明確なハウ・ツーやフレームワークを共有し、効率的・効果的に進める

  • 3.

    心理力
    一人ひとりの取り組み意欲を高め、維持するべく、活動趣旨の浸透や気持ちを盛り上げる工夫を行う

社員が実践!これが、KOBELCO流 WORK STYLE

会議の効率化など、KOBELCO流の「働き方改革」を実践する、社員たちのワークスタイルをご紹介します。

「会議中に、リアルタイムで議事録をつくる。」

私は会議での議事録の作成を担当していますが、その作り方が会議の効率化に役立っています。まず、参加者にメールで時間割や課題を記載した会議案内を送信し、会議が始まったらそのメールに直接、会議内容を打ち込みます。そして会議終了後10分以内に再び参加者にメールを送る。それをもって議事録とするのです。

スピーディーでわかりやすい議事録作りにはコツがあります。たとえば、事前に課題に関する資料を読み込んでおく。会議中もモニターで議事録作成をリアルタイムで映し出し、その場の全員が会議の過程を共有する。会議中の発言は青、決まったことは赤など、わかりやすく色分けする…など。最初のうちは時間内にまとめきれず、「すみません、あとで送らせてください」と言ったこともありました。いまでは議事録作りも上達し、会議の時間短縮に貢献しています。

年次有給休暇の取得率向上

働き方変革活動当初に掲げた年休取得向上1人平均15日以上の数値目標は、スタッフ(管理職・総合職・基幹職事技系)は計画通り2017年度末に達成し、基幹職技能系については1年前倒しで2018年度に達成しました。
第2STAGEの活動においても、年次有給休暇の更なる取得率向上に向けて継続して取り組んでいます。

①計画年休制度の導入
「計画的に休む・休ませる」という意識を上司・部下双方に持つことを目的に、年間5日分の年休について会社が具体的な取得日を指定できる制度(計画年休制度)を導入。年度初に上司と部下で必要なコミュニケーションを図った上で、個人毎に年間計画を作成し、計画的な取得につなげている。
②年休奨励日の設定
年休を取得しやすくするために、会議等の予定を設定しない日=年休奨励日を年間10日以上設定することをルール化。勤務カレンダーに記載するなどして周知を図り、年休取得を促している。
③取得状況のフォロー
人事担当部署より、年休の取得実績を毎月初めに各職場へフィードバック。取得が進んでいない社員がいる場合は、上司を通じて取得を働き掛けている。

年次有給休暇取得実績(日)

年次有給休暇取得実績

「在宅勤務日制度」の拡充

「スタッフ働き方変革活動」の一環として、従業員の自立・自律的な働き方促進とそれに伴うさらなる生産性向上等の実現に向けて、2019年4月より在宅勤務日制度を拡充しました。

主な変更内容

在宅勤務日制度の 変更前と変更後比較

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